Kunnanhallitus
Pöytäkirja 28.07.2025/Pykälä 160

Khall 28.07.2025 § 160  

68/00.01.01/2025  

Valmistelija:

hallintojohtaja Mirja Tuunanen

puh. 044 781 1251

mirja.tuunanen@parikkala.fi

Palkkasihteerin jäädessä eläkkeelle on hyvä ajankohta tarkastella palkanlaskennan järjestämistä kokonaisuutena. Yhden henkilön yksikkö palkanlaskennassa on osoittautunut haavoittuvaksi, kun palkanmaksu on kuitenkin erittäin tärkeää hoitaa oikein ja ajallaan. Henkilöstösihteeri on tähän asti sijaistanut tarvittaessa palkkasihteeriä, mutta kokemus on osoittanut, ettei edes yksi varahenkilö välttämättä ole aina riittävä.

Useat pienet kunnat Etelä-Karjalassa ostavat palkanlaskentapalvelut Meitasta, ja myös Parikkalan kunta on pyytänyt Meitasta tarjousta palkanlaskennan palvelujen järjestämisestä.

Yhden kokoaikaisen palkkasihteerin palkkakustannukset sivukuluineen ovat noin 46 000 euroa vuodessa. Lisäksi tulevat kustannukset lomien sijaistamisesta ja mahdollisista muista poissaoloista.

Palveluyhtiössä yksittäisten henkilöiden poissaolot eivät vaikuta palvelun hintaan.

Meitan tarjouksen mukaan vuosittaiset kustannukset palkanlaskennan hoitamisesta tulisivat olemaan noin 42 000 euroa. Hintaan vaikuttavat erityisesti palkkalaskelmien ja solmittujen työsopimusten määrät, joihin lasketaan kaikki lyhyetkin sijaistukset esim. kouluilla ja varhaiskasvatuksessa.

Parikkalan kunnassa henkilöstö on ilmoittanut tähän asti matkalaskut erillisellä excel-lomakkeella, josta palkkasihteeri on tallentanut käsin tiedot palkkaohjelmaan. Tämä toimintatapa vaatii paljon henkilöresurssia ja virheiden mahdollisuus käsin tallennettaessa kasvaa. Useimmilla kunnilla on käytössä matkalaskujen tekoon tietojärjestelmä, Etelä-Karjalassa käytössä ovat CGI:n Populus ja Visman M2. Näistä M2 on edullisempi ja helppokäyttöisempi ja soveltuu hyvin pienille kunnille. Visma on tarjonnut M2-ohjelmaa Parikkalan kunnalle 400 euron kuukausihinnalla sisältäen 600 - 1 200 matka- ja kululaskutapahtumaa vuodessa. Aiemman kokemuksen mukaan tämä on riittävä määrä. Ohjelman käyttöönotosta ja yhteyksien määrittämisestä suoraan palkanlaskennan järjestelmiin tulee kertakustannuksia arviolta noin 6 000 – 7 500 euroa. Matkalaskuohjelman käyttöönotto säästäisi jatkossa kustannuksia työajan säästönä tai ulkoistetun palvelun erilliskustannusten vähennyksenä.

Parikkalan kunnalla on jo vuosia ollut Meitalta ostettuna henkilöstöhallinnon järjestelmien ylläpitoa. Koska järjestelmät eivät tässä tilanteessa muutu, palkanlaskennan siirto Meitalle voitaisiin toteuttaa suhteellisen vähäisellä työllä ja kustannuksilla sekä nopealla aikataululla. Koska palkkasihteeri on jäämässä lomille jo syyskuun alkupuolella, päätös asiassa tarvitaan pikaisesti.

Yritysvaikutusten arviointi: ei tarpeen.

Esittelijä: Kunnanjohtaja Pääkkö Mervi

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että Parikkalan kunta ostaa palkanlaskennan palvelut yhdessä neuvotelluin osin 1.9.2025 alkaen Meidän IT ja Talous Oy:ltä ja ottaa myös Visman M2-matkalaskujärjestelmän käyttöön mahdollisimman pian osana palkanlaskennan kokonaisratkaisua.

Päätös Hyväksyttiin.